Je kent deze uitdrukking vast wel. Het betekent zoiets als iedere keer opnieuw bedenken hoe je iets gaat aanpakken. Het is natuurlijk efficiënter om gebruik te maken van eerdere vindingen en ervaringen. Hoe doe je dat?
Zo verminder je mentale belasting
Veel kenniswerk vraagt om beslissingen en dat kost denkkracht.
- Hoe maak ik die presentatie over het budget voor het MT?
- Hoe pak ik dit adviestraject aan?
- Hoe zorg ik dat ik alle betrokkenen bij een project meeneem in het proces?
Veel kenniswerkers bedenken telkens opnieuw hoe ze iets aanpakken. Elke keer opnieuw zwoegen over de stappen van een project, nadenken en je geheugen afspeuren: wat moest ik ook alweer meenemen naar die presentatie? Welke agendapunten wilde ik bespreken in het commissie-overleg? Het kost tijd en energie die je beter kunt gebruiken.
Maar veel van die denkkracht is helemaal niet nodig is. Hoe uniek je werk ook lijkt, de punten waar je aan moet denken, zijn vaak hetzelfde. Door die patronen te herkennen en vast te leggen, kun je slimmer werken.
De kracht van checklists
Checklists bieden structuur, verminderen mentale belasting en zorgen dat je niets vergeet. Het is een simpele, maar krachtige tool die je helpt consistent te zijn in je werk. Door vooraf vast te leggen wat er nodig is, voorkom je dat je telkens opnieuw het wiel moet uitvinden. Dit geeft niet alleen rust, maar maakt je werk ook efficiënter en kwalitatief beter.
Denk bijvoorbeeld aan:
- Een presentatie die je perfect voorbereidt omdat je alle essentiële stappen hebt doorlopen.
- Een vergadering waarin je niets vergeet omdat je een vaste agenda gebruikt.
- Een terugkerend project dat soepel verloopt omdat je de stappen hebt vastgelegd.
Hoe gebruik je checklists in jouw werk?
Hier zijn enkele praktische manieren om checklists in te zetten:
- Maak een foto als checklist
Leg alle spullen die je nodig hebt voor een presentatie, een reis of een belangrijke afspraak uit op tafel en maak een foto. Gebruik die foto voortaan als visuele checklist om te controleren of je alles hebt. - Maak checklists voor terugkerende projecten
Veel projecten lijken op elkaar of komen periodiek terug. Denk na over welke stappen standaard zijn en maak daar een checklist van. Bij de start van een nieuw project kun je deze checklist er direct bij pakken. - Standaard agenda’s voor vergaderingen
Heb je terugkerende afspraken of overleggen? Noteer wat je standaard wilt bespreken en maak dit een vast onderdeel van je agenda. Dit bespaart tijd en zorgt dat je niets belangrijks vergeet. - Checklists voor kwaliteit
Wat maakt een presentatie uitmuntend? Of een blog effectief? Of een beoordelingsgesprek succesvol? Leg die normen vast in een checklist. Bekijk deze lijst voordat je aan de taak begint en check achteraf of je niets hebt gemist. - Checklists voor gedragsverandering
Wil je werken aan persoonlijk gedrag, zoals beter luisteren, meer bewegen of attenter zijn? Maak een checklist met concrete stappen die bij dat gedrag horen. Bekijk deze lijst dagelijks of wekelijks om jezelf te blijven herinneren aan je doelen.
Aan de slag
Het mooie van checklists is dat je er direct mee kunt beginnen. Kies één aspect van je werk dat je vaak herhaalt, zoals het voorbereiden van een vergadering of het starten van een project. Maak hiervoor een simpele checklist en kijk hoeveel mentale ruimte dit je oplevert. Grote kans dat je snel meer checklists wilt maken!
Zo’n checklist hoeft overigens niet in één keer perfect te zijn. Zie het als een werkdocument dat gaandeweg door het gebruik steeds beter wordt.
Heb jij al een checklist die je vaak gebruikt? Of een tool die je helpt om je werk te structureren? Deel je tips of ervaringen met me. Samen kunnen we slimmer en rustiger werken!