Tijdens mijn coaching spreek ik vaak mensen die het overzicht kwijt zijn. Die niet meer scherp hebben wat ze allemaal nog moeten doen. In een soort van paniek beginnen ze aan veel zaken, maar het lukt hen niet om iets af te maken. Hun hoofd is te vol met alles wat er nog moet. En er zijn altijd nog wel onduidelijkheden waardoor ze niet verder kunnen. Of ze zijn nog niet tevreden over wat ze gemaakt hebben en blijven doorgaan om het te verbeteren. Waardoor de deadline dichterbij komt en de tijdsdruk nog meer oploopt.
Herkenbaar?
Ik vraag dan of ze werken met een structuur. Een woord dat vaak weerstand oproept. ‘Ik wil niet in een keurslijf’. En dat is ook zeker niet de bedoeling.
Structuur zit in heel veel kleine dagelijkse dingen. Denk aan je ochtendritueel, de agenda bij de vergadering, je boodschappenlijstje of een checklist. Structuur komt veel meer voor dan je denkt.
Waaraan kun je merken dat je te weinig structuur hebt?
- als je vaker dan anders hulp vraagt voor iets wat je normaal zelf doet;
- als je niet tot uitvoering komt;
- als je blokkeert of erg onrustig bent;
- als je slecht tegen de kleinste veranderingen kunt;
- als alles je voor je gevoel steeds overkomt, je de grip kwijt bent.
Verlies van tijd en energie
Zoals ik al zei zit structuur in heel veel dingen. Vandaag wil ik je meenemen in het maken van checklists.
Vaak bedenk je steeds opnieuw hoe je iets gaat aanpakken. Bijvoorbeeld elke keer opnieuw nadenken over de stappen van een project en daarbij je geheugen afspeuren: wat moest ik ook alweer meenemen naar die presentatie? Welke agendapunten wilde ik bespreken in het commissie-overleg?
Het kost tijd en energie die je beter kunt gebruiken.
Veel van die denkkracht is helemaal niet nodig. Hoe uniek je werk ook lijkt, de punten waar je aan moet denken, zijn vaak hetzelfde. Door die patronen te herkennen en vast te leggen, kun je slimmer werken.
De kracht van checklists
Checklists bieden structuur, verminderen mentale belasting en zorgen dat je niets vergeet. Door vooraf vast te leggen wat er nodig is, voorkom je dat je telkens opnieuw het wiel moet uitvinden. Dit geeft niet alleen rust, maar maakt je werk ook efficiënter en kwalitatief beter.
Denk bijvoorbeeld aan:
- Een presentatie die je perfect voorbereidt omdat je alle belangrijke stappen hebt doorlopen.
- Een vergadering waarin je niets vergeet omdat je een vaste agenda gebruikt.
- Een terugkerend project dat soepel verloopt omdat je de stappen hebt vastgelegd.
Voorbeelden van checklists
- Checklist voor terugkerende projecten
Veel projecten lijken op elkaar of komen periodiek terug. Denk na over welke stappen standaard zijn en maak daar een checklist van. Bij de start van een nieuw project kun je deze checklist er direct bij pakken. - Standaard agenda’s voor vergaderingen
Heb je terugkerende afspraken of overleggen? Noteer wat je standaard wilt bespreken en maak dit een vast onderdeel van je agenda. Dit bespaart tijd en zorgt dat je niets belangrijks vergeet. - Checklist voor kwaliteit
Wat maakt een presentatie zo goed? Of een samenwerking effectief? Leg dat vast in een checklist. Bekijk deze lijst voordat je aan de taak begint en check achteraf of je niets hebt gemist. - Maak een foto als checklist
Ben je meer visueel ingesteld? Leg dan alle spullen die je nodig hebt voor een presentatie, een reis of een belangrijke afspraak uit op tafel en maak een foto. Gebruik die foto voortaan als visuele checklist om te controleren of je alles hebt.
Aan de slag met checklists
Het creëren van een goede checklist gaat meestal niet in een keer. Laat het je niet weerhouden er een start mee te maken. Kies één aspect van je werk dat je vaak herhaalt, zoals het voorbereiden van een vergadering of het starten van een project. Maak tijdens het gebruik van je checklist aantekeningen. Geef aan waar je checklist nog niet goed loopt of waar je info mist. De keer erna weer, net zolang tot de checklist klopt. Ontdek hoeveel mentale ruimte het gebruik van een checklist je oplevert. Grote kans dat je snel meer checklists wilt maken!
Heb jij al een checklist die je vaak gebruikt? Of een tool die je helpt om je werk te structureren? Deel je tips of ervaringen met mij. Samen kunnen we slimmer en rustiger werken!