Voel je vaak de druk van de tijd? Heb je meer werk dan er in een werkdag past? Heb je veel deadlines die steeds dichterbij komen?
Veel van mijn cliënten worstelen hiermee. Hoog tijd voor het geven van tips.
Geef toe aan verantwoord uitstelgedrag
Je bent hard aan het werk om een bepaalde taak af te krijgen. Je nieuwe collega komt om de haverklap advies aan je vragen, waardoor je voortdurend afgeleid bent van je werk. Het kost je de nodige schakeltijd om weer in je eigen werk te komen.
Tip:
Plan met de nieuwe collega een aantal momenten op de dag in om de vragen te beantwoorden. Zo weet hij/zij dat de er ruimte is om vragen te stellen en kun jij tussentijds ongestoord door werken.
Samen sta je sterker
Ik krijg vaak van cliënten te horen dat ze het lastig vinden samen te werken met anderen. Vooral als collega’s niet of nauwelijks reageren op mails met vragen van jou en je de deadline van het project dichterbij ziet komen.
Tip:
Plan contactmomenten in met collega’s waarmee je samenwerkt om onderbrekingen in je workflow te vermijden. Tijdens deze bijeenkomsten kun je informatie uitwisselen en vragen beantwoorden, waardoor je efficiënter kunt werken.
Creëer buffer in je planning
Ken je dat? Je agenda staat helemaal vol en dan komt er onverwacht een belangrijke opdracht bij. Je raakt in paniek, ziet geen ruimte in je agenda om hieraan te werken. Dat wordt weer overwerken, terwijl je al zo moe bent.
Tip:
Houd rekening met onverwachte taken door ruimte te creëren in je agenda om opdrachten te verschuiven indien nodig. Reserveer bijvoorbeeld dagelijks een uur voor de afhandeling van onvoorziene taken. Zijn er die dag geen onverwachte opdrachten, dan heb je extra tijd voor andere taken.
Communicatie bij naderende deadlines
Ik hoor vaak dat cliënten keihard aan het werk zijn om hun deadline te halen. Ze werken hard, nemen weinig pauze en piekeren hoe ze alles op tijd af moeten krijgen.
Tip:
Overleg zo snel mogelijk met je leidinggevende. Vaak heeft hij/zij meer overzicht en kan hij meedenken over mogelijke oplossingen. Hoe langer je wacht, hoe minder er mogelijk is. Wellicht is er een collega die kan bijspringen, of is de deadline toch minder hard dan die eerst leek en ontstaat er daardoor ruimte.
Zelfevaluatie
Evalueer aan het einde van de dag of je de juiste prioriteiten hebt gesteld en of je efficiënt hebt gehandeld. Waren de zaken die je voorrang hebt gegeven écht zo dringend? Zoek naar patronen en pas je planning aan om in de toekomst gerichter te werken, maar wees ook niet te streng voor jezelf.
Vind je het lastig om dit te bespreken met je manager en/of collega’s en wil je graag wat persoonlijk advies. Neem dan contact met mij op voor een vrijblijvend gesprek.